Tag: Mindset

Ojee, samenwerken met een VA… Hoe doe je dat?

Hoe je als VA en opdrachtgever het beste met elkaar kunt samenwerken? Ik werk zelf al negen jaar als VA, dus daar kan ik inmiddels wel het een en ander over vertellen…

Maar allereerst; wat goed van je dat je de stap hebt genomen om niet alles meer zelf te doen, maar bepaalde zaken uit te besteden. Hoewel het voor velen toch best moeilijk is om de touwtjes uit handen te geven, zul je merken dat het op den duur toch meer vrijheid geeft.

En inderdaad; als je alles zelf doet dan weet je dat het goed gebeurd. Maar gelukkig zijn er ook anderen die het net zo goed kunnen (en stiekem misschien zelfs nog nèt iets beter…). Gewoon omdat het hun core business is en voor jou waarschijnlijk niet.

Echter, als je die drempel eenmaal genomen hebt en over de juiste mindset beschikt, dan zou het een succes moeten worden. Garanties krijg je nooit, maar je hebt vast vooraf goed je huiswerk gedaan en de allerbeste VA uitgezocht ;-).

En als je dan als opdrachtgever met een VA wil gaan werken; hoe pak je dat aan? Zie hier mijn stappenplan:

Inventariseren

We spreken elkaar eerst aan de telefoon, waarbij we kijken of vraag & aanbod op elkaar aansluiten. Verder is het van belang om ook alvast jouw budget te bespreken en het aantal uren af te stemmen dat ik voor je aan de slag mag gaan. Daarna kunnen we door naar stap twee.

Kennismaken

Als we beiden het gevoel hebben dat het zou kunnen gaan werken, dan vind ik het altijd fijn om eerst nog even persoonlijk af te spreken. Dan weet jij wie ik ben en andersom. Wel zo fijn. En als er dan nog steeds een klik is dan kunnen we alles in werking gaan zetten.

Juridisch

Voorafgaand aan onze samenwerking ontvang je van mij nog een contract en algemene voorwaarden met het hoe, wat & waarom van onze werkrelatie. Gewoon omdat het goed is om afspraken officieel vast te leggen, én de Belastingdienst daar blij van wordt. Nadat ik deze ondertekend van je retour heb ontvangen kunnen we echt bijna gaan starten. 

Installeren

Bijna, want we moeten er eerst nog voor zorgen dat we online ook alles in orde hebben zodat ik bij alle zaken kan die van belang zijn. Denk hierbij aan het aanmaken van een e-mailadres voor mij zodat ik vanuit jouw organisatie, maar onder mijn eigen naam, afspraken voor je in kan plannen en andere zaken kan regelen. Toegang tot je agenda is dan de tweede stap. En verder kunnen we documenten delen via Dropbox of Google Drive.

Aan de slag

Yes, eindelijk echt aan de slag JIk controleer dagelijks de mailbox die je voor mij hebt aangemaakt. Al jouw verzoeken die je voor mij hebt kun je daar dus naartoe sturen. Uiteraard probeer ik alles zo snel mogelijk voor je af te handelen. Maar omdat ik voor meerdere opdrachtgevers werk, en er soms iets met spoed tussendoor komt, gebeurt het een enkele keer dat het iets langer duurt. Daar houden we elkaar dan van op de hoogte natuurlijk.

Communicatie

Heel belangrijk voor een goede samenwerking! Het liefst doe ik dat per e-mail (FYI; ik houd niet zo van bellen) zodat ik alles wat we afspreken ook nog rustig na kan lezen. En zodat ik dat kan doen op het moment dat het mij uitkomt. Ik werk namelijk niet op vaste tijden, maar deel mijn tijd in zoals het voor mij die dag uitkomt.

Eens in de zoveel tijd koppelen we ook terug aan elkaar hoe het gaat. Vinden we dat de samenwerking nog steeds goed gaat of zijn er zaken die verbeterd kunnen worden? Vaak is dat wel een moment om elkaar even telefonisch te spreken (bij voorkeur via Skype). Zo kunnen we echt in gesprek gaan met elkaar en zaken verduidelijken.

Continuïteit

Ik hou ervan! En jij hopelijk ook?! Continuïteit bedoel ik dan enerzijds in de vorm van de samenwerkingsduur. Ik word namelijk erg blij van een langere samenwerking waarbij we allebei weten wat we aan elkaar hebben. Daarom doe ik ook geen projectwerkzaamheden (die vaak kortstondiger zijn). Maar ook continuïteit in de werkzaamheden; ik probeer alles zo goed mogelijk voor je te doen (jup, ik ben wat perfectionistisch ;-)), zodat jij weet wat je aan mij hebt.

Win-winsituatie

Jij bent blij omdat je meer tijd overhoudt in je agenda en je geen werkzaamheden meer hoeft te doen die niet onder je core business vallen. En ik ben blij omdat ik jou hiermee kan helpen en ik wél blij word van die werkzaamheden. Een win-winsituatie!

Online werkzaamheden uitbesteden

Het fijne aan eigen baas zijn is dat je zelf je werkzaamheden kunt bepalen. En als Virtual Assistant kun je alle kanten uit. Want het woord assistant geeft het eigenlijk al aan; als assistente kun je op vele vlakken ondersteuning bieden. Secretariële ondersteuning, marketing ondersteuning, technische ondersteuning of social media ondersteuning. Het is maar net waar jouw talenten liggen.

Toen ik net begon met VP.A. heb ik mij voornamelijk gericht op de persoonlijke secretariële ondersteuning. Een personal assistant, maar dan op afstand. Maar al gauw merkte ik dat het werken voor meerdere klanten tegelijk op dit vlak niet haalbaar was. Althans, niet voor mij. Het was te druk, het liep teveel door elkaar en leverde teveel stress op. Daarom ben ik mij, in een later stadium, meer gaan focussen op de administratieve kant. Ik doe nu veel meer werkzaamheden die tijdsonafhankelijk zijn.

In het begin is het zoeken naar welke werkzaamheden bij je passen. Ik had ook niet echt een referentiekader want toen ik begon was het begrip Virtual Assistants überhaupt nog bijna niet bekend. Er waren slechts een handjevol mensen die dergelijke ondersteuning boden. Ik heb mij daarom de afgelopen jaren ingezet om de VA, en al haar werkzaamheden, meer onder de aandacht te brengen. En volgens mij is dat best aardig gelukt…

Tegenwoordig, in dit internettijdperk, zijn er VA’s in overvloed. En kun je voor elk type uit te besteden werk wel iemand vinden. Als opdrachtgever kun je hiervoor terecht bij een bemiddelingsbureau of je kunt een zzp’er inschakelen.

En wil je de samenwerking echt tot een succes maken? Dan is een juiste mindset onontbeerlijk. Want online uitbesteden draait, meer nog dan bij gewoon samenwerken, om wederzijds vertrouwen. Dus heb je uiteindelijk je match gevonden, op zowel persoonlijk als zakelijk vlak, dan is het voor jullie beiden een win-winsituatie.

Online Werkzaamheden Uitbesteden

Focus

Een eigenschap waar ik de ene keer heel goed in ben en de andere keer totaal niet. Bij mij heeft het er in ieder geval mede voor gezorgd dat ik voor mezelf ben gaan werken. Ik ben namelijk nogal snel afgeleid op het werk. Herkenbaar?

Voorheen heb ik weleens in zo’n kantoortuin gewerkt waar je met 30 andere collega’s in één ruimte zit en je alles constant door elkaar hoort. Je wilt werken… maar de telefoon gaat, collega’s staan aan je bureau met vragen en je moet ook nog eens de toegangspoort en de intercom van de parkeerkelder bedienen. Wie komt er dan nog toe aan ‘gewoon’ werken? Nou, ik niet!

Nu ik thuis werk heb geen last meer van al die afleidingen. Ik krijg veel meer gedaan in veel minder tijd doordat ik mij nu écht kan focussen op één taak. Als ik niet gestoord wil worden gaat de telefoon op stil en zet ik alle andere verleidingen van het thuiswerken, zoals het huishouden of tussendoor boodschappen doen, uit mijn hoofd.

Maar ook in mijn privéleven lukt het me vrij goed. Vooral tijdens mijn hobby hardlopen komt die focus goed van pas. Heerlijk vind ik het; kilometers maken, gedachten goed door laten waaien en ook nog eens gezond & fit blijven. En bij een wedstrijd ben ik pas echt ‘fully focused’ (op de finish), dat zie je wel op de foto. Want met de juiste Focus & Mindset kun je veel bereiken. Zowel in je werk als in je privéleven.

Focus

Fully focused bij hardloopwedstrijd